メールを見るときに、一見してわかる「読みやすさ」。
普段から読みやすいメールを作成しようと心がけていたとしても、自分ではなかなか気付けないところもあります。
自分が書いたものを100%客観的に見ることは不可能ですが、そのために努力することは出来ると思います。
この文章では、メールでのやりとりを主題にして、そのなかでどうすればより「読みやすいメール」を書くことが出来るのかを少し考えてみましょう。
先ずは見た目について。
メールの場合の見た目というのは、受信して開封した瞬間に読みやすいかそうでないかがわかります。といいうのも、適度な改行もなく、ただひたすら文章を並べて、塊のようにしてしまうと明らかに読む気が失せてしまいますね。
では、実際に例として改行、スペースなしの文章をみてみましょう。
・改行、スペースなしの文章・
こんにちは、はじめまして。◯○在住の◯○と言います。出会い系サイトを利用するのは初めてなのですが、思い切ってメールしてしまいまいた。先ずはメル友としてメールのやりとりをしてみませんか?△△さんのプロフィールを見たのですが、実は僕も□□することに以前から興味を持っていたので、それがメールを送信することの1つのきっかけになりました。□□についてのことも、そして△△さんについてもメールのやりとりを重ねて知っていきたいので、返事くれたら嬉しく思います。ところで、△△さんが□□を好きになったきっかけってなんですか?
メールを開いてみてこんなに文字が並びまくっていたら少しうんざりしてしまいませんか?
気合いいれて学術論文を読むのならまだしも、気楽に読みたい出会い系のメールがこのようにぎっちり書かれていては、全く読む気が起こりません。
出会い系サイトではただでさえ女性のもとには毎日何十通も上記のようなメールが男性から届くのです。
もうその時点で少しメンドクサイと思っているはずなのに、これではメールを開いてみてさらにうんざりさがプラスされてしまいます。
ですから、文章の内容について云々言う前に、先ず一見してわかる読みやすさ、メールのレイアウトについて気にかける必要があるということです。
それでは上記の文章に適度に改行とスペースを加えてみた例を以下に示してみましょう。
・読みやすくした文章・
こんにちは、はじめまして。◯○在住の◯○と言います。
出会い系サイトを利用するのは初めてなのですが、思い切ってメールしてしまいまいた。
先ずはメル友としてメールのやりとりをしてみませんか?
△△さんのプロフィールを見たのですが、実は僕も□□することに以前から興味を持っていたので、それがメールを送信することの1つのきっかけになりました。
□□についてのことも、そして△△さんについてもメールのやりとりを重ねて知っていきたいので、返事くれたら嬉しく思います。
ところで、△△さんが□□を好きになったきっかけってなんですか?
どうでしょうか、印象が大分変わりませんか?
行間をあけると少し全体的にスカスカになってしまうような印象になりますが、先ほどの「塊」よりも読みやすくなっているはずです。
改行やスペースを挿入する箇所は人によってそれぞれ感覚が違うと思いますが、このようなレイアウトには十分に気を配るべきです。
でも、改行をしまくったりするのも問題です。あくまでも「適度に」です。
さて、読みやすいメールを作成するためには、このような見た目のレイアウトの他にも気をつけるべきことがあります。
それは、「一文を長くしすぎない」ということ。
このことはメールだけでなく文章全体について言えることですが、一文をあまりに長くしすぎると相手の読解に弊害が出てきてしまいます。
主述が混乱したり、いくつかの主張が含まれていたり、逆説的な文章をいくつも繋げたりしてしまったり、論理的な並びになっていなかったりするとわけがわからなくなってしまいますね。
ですから、出来るだけ一文を簡潔にまとめて、いくつかの文を改行しながら文章を書いて、最後にきちんど全体を見直しましょう。
自分の文章を客観的に見るための1つの方法として、よく言われるのが「1日寝かせる」ということ。
よく「昨夜書いたラブレターを読み直したらとてつもなく恥ずかしい」というようなことも言われますが、これはある程度真理です。
時間をおいてから改めて自分の書いたものを見直すということは、良い文章を書くためには不可欠なことだといってもいいでしょう。
少し時間が経ってから見ることで、書いていた時とは違う視点から文章を見ることによって、書いていた最中には気付かなかったことに気が付くことも多々あります。
以上のように、メールを読みやすくするために自分でも出来ることはいくつかあります。
きちんと相手のことも考えながら、読みやすさを心がけたのならば、きっと良い文章が書けると思います。